¿Qué problema presentaba?

La amplia cartera de clientes de Chovi y la gran cantidad de facturas que emitía exigía a su departamento financiero un excesivo coste, tanto en términos monetarios como en tiempo, en el proceso de emisión y seguimiento, pues tenían que comprobar el estado de las facturas una a una y manualmente.

 

Falta de seguimiento de facturas en papel

“A pesar de tener un envío EDI de facturas con SERES, que, si nos aportaban más trazabilidad, una gran parte de las facturas que enviábamos eran aún en papel. Las imprimíamos, las ensobrábamos y enviábamos y a partir de ahí les perdíamos la pista’’ 

Bernardo Lafuente, director de sistemas de Chovi.

 

Comunicación con los clientes mejorable

‘’Las que enviábamos por correo ordinario, difícilmente podíamos saber si había llegado de forma correcta a la dirección salvo que nos lo comunicase el propio cliente o nosotros lo llamásemos, lo que implicaba un tiempo’’ continua.

Bernardo Lafuente, director de sistemas de Chovi.

 

Costes en dinero y tiempo

‘’Las ineficiencias más habituales eran el coste, que implicaban dinero y tiempo de trabajo, más luego el trabajo de llevarlas a correos para enviarle. Y obviamente, podría haber extravío.’’

Bernardo Lafuente, director de sistemas de Chovi.

 

¿Cómo lo solucionó?

SERES, cómo proveedor de EDI de Chovi, le ofrece la posibilidad de añadir la solución TRACK2PAY, que lo hace es digitalizar ese grueso de facturas en papel y convertirlas en factura electrónica para aumentar el seguimiento de las mismas y reducir en costes e ineficiencias en el proceso de envío.

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Trazabilidad en todo el proceso de facturación

Track2Pay posibilita hacer un seguimiento de la factura desde que se emite hasta su cobro. En la etapa previa a la contratación del servicio, Chovi invertía mucho tiempo en constatar con los clientes que habían recibido el documento, corregir las incidencias y comprobar el pago. Actualmente, Track2Pay garantiza un mayor control financiero y un seguimiento completo y automático del estado de las facturas.

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Ahorro y optimización de los recursos del departamento financiero

Track2Pay permite la reducción del tiempo y el dinero empleados en todas las fases del ciclo de facturación. No solo automatiza las facturas y ofrece un sistema de comunicación bidireccional, sino que agiliza el período de pago y aumenta la liquidez de la empresa.

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Aumento de la eficiencia

Antes de contratar el servicio Track2Pay de SERES, Chovi invertía muchos más recursos en la gestión de cobro de los que tiene que dedicar ahora. Con Track2Pay se reduce el trabajo en los procesos y se liberan recursos internos que ahora pueden destinarse a otras tareas más estratégicas.

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Mejora la comunicación con sus clientes

Track2Pay ha venido a resolver uno de los grandes motivos por los que el proceso de facturación se alargaba y era la falta de bidireccionalidad en la comunicación con los clientes

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Implantación ágil y cambio no intrusivo

El proceso de implantación de Track2Pay es ágil y no supone un cambio incómodo ni para la empresa ni para sus clientes. La transición es rápida y la sencillez de la solución permite a los empleados una fácil adaptación al nuevo sistema de control de facturas.

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Reducción de los días

Chovi ha visto resultados desde el primer ejercicio que ha completado con Track2Pay. La empresa ha optimizado los recursos y ha conseguido alcanzar una disminución del total de la deuda vencida de la campaña anual.


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